BUAK-Meldung als XML: Urlaub und Schlechtwetter übermitteln (Schritt für Schritt)
Urlaubsentgelt-Einreichungen und Schlechtwetter-Anträge gehen elektronisch über das eBUAK-Portal an die BUAK. Statt alles einzutippen, kannst du beim BUAK-Direktdatenaustausch eine XML-Datei aus deinem Programm hochladen und bekommst eine Rückmeldedatei. Urlaub reichst du frühestens einen Monat vor Antritt ein, Schlechtwetter innerhalb von drei Monaten.
Was ist der BUAK-Direktdatenaustausch?
Der BUAK-Direktdatenaustausch ist eine Funktion im eBUAK-Portal: Du lädst Verrechnungsdaten als XML-Datei direkt aus deinem Lohnprogramm hoch und erhältst sofort nach der Verrechnung eine Rückmeldung als Download-Datei. Er funktioniert für Schlechtwettereingaben, Urlaubsentgelt-Einreichungen mit Auszahlung auf das Treuhandkonto, Zuschlagsmeldungen und Meldungen unverzüglicher Austritte.
Quelle: BUAK: eBUAK
Voraussetzung sind laut BUAK ein Programm, das den Direktdatenaustausch unterstützt, und ein eBUAK-Zugang. Eine ausführliche technische Anleitung („Direktdatenaustausch im eBUAK-Portal“) stellt die BUAK im FAQ-Bereich des Portals bereit; Fragen beantwortet onlineservices@buak.at.
Quelle: BUAK: eBUAK
Was ist eBUAK?
eBUAK ist das Online-Portal der BUAK für Betriebe und Parteienvertreter. Alle Meldungen an die BUAK laufen darüber – von der monatlichen Zuschlagsmeldung über Urlaubsentgelt-Einreichungen und Schlechtwettereingaben bis zu Baustellenmeldungen. Das Gesetz schreibt die elektronische Meldung über die Webanwendungen der BUAK vor (§ 22 Abs. 6 BUAG, § 10 Abs. 1 BSchEG).
Quellen: BUAK: eBUAK§ 22 BUAG§ 10 BSchEG
- Neue BUAG-pflichtige Betriebe erhalten die Zugangsdaten nach der Betriebserfassung per Post.
- Weil die BUAK Kooperationspartnerin des Unternehmensserviceportals (USP) ist, reicht auch eine Anmeldung im USP.
- Administratoren vergeben Zugriffsrechte je Anwendung – zum Beispiel nur für die Baustellenmeldung.
Quelle: BUAK: eBUAK
Welche BUAK-Meldung hat welche Frist?
Die monatliche Meldung geht zwischen dem 1. und 15. des Folgemonats an die BUAK, Urlaubsentgelt reichst du frühestens einen Monat vor Urlaubsantritt ein und Schlechtwetter innerhalb von drei Monaten nach dem Abrechnungsmonat. Austritte meldest du unverzüglich.
| Meldung | Weg | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Monatliche Meldung (Lohnangaben je Zuschlagszeitraum) | eBUAK-Portal oder Direktdatenaustausch | 1. bis 15. des Folgemonats | § 22 Abs. 2 und 4 BUAG |
| Neuer Arbeitnehmer | eBUAK-Portal | innerhalb von zwei Wochen ab Arbeitsbeginn | § 22 Abs. 1 BUAG |
| Austritt | eBUAK-Portal oder Direktdatenaustausch | unverzüglich | § 22 Abs. 2b BUAG |
| Urlaubsentgelt-Einreichung | eBUAK-Portal; per XML nur mit Auszahlung auf das Treuhandkonto | frühestens einen Monat vor Urlaubsantritt, rechtzeitig für die Auszahlung | § 8 Abs. 2 BUAG |
| Schlechtwetter-Rückerstattung | eBUAK-Portal oder Direktdatenaustausch | innerhalb von drei Monaten nach dem Abrechnungsmonat | § 10 Abs. 1 BSchEG |
Quellen: § 22 BUAG§ 8 BUAG§ 10 BSchEGBUAK: eBUAKBUAK: Meldungen
Die genauen Eingabetermine (Ende der Meldungseingabe je Zuschlagszeitraum) und Wartungsfenster veröffentlicht die BUAK jährlich auf der eBUAK-Seite.
Quelle: BUAK: eBUAK
Welche Daten braucht die BUAK für die Urlaubs-Einreichung?
Die BUAK braucht das Betriebskennzeichen (BKZ), je Arbeitnehmer das Arbeitnehmer:innenkennzeichen (AKZ) und den vereinbarten Urlaubszeitraum. Vorher musst du anhand deiner Unterlagen prüfen, ob der Arbeitnehmer den Anspruch bis zum Urlaubsantritt erworben hat (§ 8 Abs. 2 BUAG).
Quellen: § 8 BUAGBUAK: Urlaub
| Angabe | Was es ist | Quelle |
|---|---|---|
| Betriebskennzeichen (BKZ) | Zehnstelliges internes Kennzeichen, das die BUAK dem Betrieb zuweist | BUAK-Anleitung |
| Arbeitnehmer:innenkennzeichen (AKZ) | Wird nach der Anmeldung durch den Betrieb vergeben, hat 10 Ziffern und enthält das Geburtsdatum | BUAK |
| Urlaubszeitraum | Der mit dem Arbeitnehmer vereinbarte Zeitraum (Beginn und Ende) | § 8 Abs. 2 BUAG |
Quellen: BUAK-Anleitung SWEBUAK: AKZ§ 8 BUAG
Treuhandkonto oder Direktauszahlung – was ist der Unterschied?
Mit Treuhandkonto überweist die BUAK das Brutto-Urlaubsentgelt an den Betrieb, und du zahlst es mit dem Lohn aus. Ohne Treuhandkonto berechnet die BUAK Brutto und Netto und überweist das Netto direkt an den Arbeitnehmer; die Verrechnungsliste liegt im elektronischen Archiv für die Lohnverrechnung.
Quellen: BUAK: Urlaub§ 8 BUAG
- Das Treuhandkonto („besonderes Konto“) kann frühestens nach sechs Zuschlagszeiträumen und Entrichtung der vorgeschriebenen Zuschläge eingerichtet werden (§ 8 Abs. 4 BUAG).
- Den Direktdatenaustausch per XML gibt es für Urlaubsentgelt-Einreichungen nur mit Auszahlung auf das Treuhandkonto.
- Für die Sozialabgaben erhält der Betrieb eine Pauschale von 30,1 % des überwiesenen Urlaubsentgelts.
Quellen: § 8 BUAGBUAK: eBUAKBUAK: Urlaub
Welche Daten braucht die BUAK für den Schlechtwetter-Antrag?
Für jede Baustelle stellst du einen eigenen Antrag: mit Bauvorhaben, Postleitzahl, Straße und Hausnummer sowie Beginn der Tätigkeit. Darin steht je Arbeitnehmer das AKZ, die Lohnbasis, die Gesamtstunden und die Ausfallstunden je Tag in ganzen oder halben Stunden. Die 60 % Entschädigung berechnet die BUAK daraus.
Quelle: BUAK-Anleitung SWE
| Ebene | Angabe | Hinweis |
|---|---|---|
| Betrieb | Betriebskennzeichen (BKZ), Abrechnungsmonat | Abrechnungszeitraum ist immer ein Kalendermonat |
| Baustelle | Bauvorhaben, Postleitzahl, Straße und Hausnummer, Beginn der Tätigkeit | Ein eigener Antrag je Baustelle |
| Baustelle | Tage mit mehr als 10 Stunden Entschädigung, Samstage und Sonntage | Im Kalender eigens ankreuzen |
| Baustelle | Tage, an denen nur Folgewirkungen den Ausfall verursacht haben | Mit Begründung (Art der Tätigkeit); nicht bei Hitze |
| Arbeitnehmer | AKZ | Steht der Arbeitnehmer nicht in der Auswahl, das AKZ händisch eintragen |
| Arbeitnehmer | Lohnbasis | Berechnungsgrundlage: KV-Lohn plus Leistungszulage, Prämien, Werkzeug- und Höhenzulage |
| Arbeitnehmer | Gesamtstunden und Ausfallstunden je Tag | Nur ganze oder halbe Stunden; die Tage müssen die Gesamtstunden ergeben |
Quellen: BUAK-Anleitung SWEBSchEG
Die BUAK-Anleitung (Stand Oktober 2026) beschreibt zusätzlich ein Hitze-Prognosemodell: Schlechtwetterstunden können auf Basis der 3-Tage-Temperaturprognose der GeoSphere Austria eingereicht werden. Gemessene Werte und Prognose lassen sich an einem Tag nicht kombinieren.
Quelle: BUAK-Anleitung SWE
Wie läuft die BUAK-Meldung per XML ab?
In sieben Schritten: Stammdaten prüfen, Zeiten vollständig erfassen, XML-Datei erzeugen, im eBUAK-Portal anmelden, Datei im Direktdatenaustausch hochladen, Rückmeldung prüfen und schließlich auszahlen und aufbewahren.
- Stammdaten prüfenBetriebskennzeichen (BKZ) des Betriebs, Arbeitnehmer:innenkennzeichen (AKZ) jedes Bauarbeiters und – für Schlechtwetter – Postleitzahl und Adresse jeder Baustelle bereithalten.
- Zeiten vollständig erfassenVereinbarte Urlaubszeiträume eintragen bzw. Schlechtwetterstunden je Arbeitnehmer, Tag und Baustelle in ganzen oder halben Stunden erfassen.
- XML-Datei erzeugenIm Lohn- oder Zeiterfassungsprogramm, das den BUAK-Direktdatenaustausch unterstützt, die Datei für den Monat erstellen und vorher auf fehlende Angaben prüfen.
- Im eBUAK-Portal anmeldenMit den eBUAK-Zugangsdaten oder über das Unternehmensserviceportal (USP) einsteigen; die Benutzerin bzw. der Benutzer braucht die Berechtigung für die jeweilige Anwendung.
- Datei hochladenDie XML-Datei im Bereich Direktdatenaustausch hochladen – Urlaub fristgerecht vor Urlaubsantritt, Schlechtwetter spätestens drei Monate nach dem Abrechnungsmonat.
- Rückmeldung prüfenDie Rückmeldedatei herunterladen und kontrollieren; bei Schlechtwetter auf Korrekturanträge der BUAK reagieren.
- Auszahlen und aufbewahrenUrlaubsentgelt bzw. Schlechtwetterentschädigung mit dem Lohn auszahlen und die Unterlagen sieben Jahre aufbewahren.
Wie erstellt man die BUAK-XML mit Buildingbuddy?
In Buildingbuddy erzeugst du die Urlaubs- und die Schlechtwetter-XML direkt aus der Zeiterfassung: unter Zeiterfassung → Abrechnung im Menü „Downloads & Exporte“. Vor dem Download prüft Buildingbuddy die Daten. Hochladen musst du die Datei selbst im eBUAK-Portal – Buildingbuddy sendet nichts an die BUAK.
- Betriebsdaten eintragen (einmalig)Unter Einstellungen → BUAK das Betriebskennzeichen (BKZ) und das Bestandskennzeichen hinterlegen. Die Liste darunter zeigt, bei welchen Arbeitern das AKZ fehlt oder ungültig ist.
- AKZ je MitarbeiterIm Mitarbeiter-Formular das Feld „BUAK-AKZ“ (10 Ziffern) und die SV-Nummer ausfüllen.
- Urlaub und Schlechtwetter erfassenUrlaub und Schlechtwetterstunden laufend in der Zeiterfassung eintragen – Schlechtwetter beim jeweiligen Projekt, damit Baustelle, Straße und Postleitzahl in die Meldung kommen.
- Abrechnung öffnenZeiterfassung → Abrechnung, Monat wählen und das Menü „Downloads & Exporte“ öffnen.
- BUAK-Urlaubs-XMLDie Prüfung zeigt je Mitarbeiter die gemeldeten Tage, die Zeiträume und fehlende Angaben. Hat jemand mehr Urlaubsstunden genommen, als rechnerisch Urlaubstage gemeldet werden, schlägt Buildingbuddy „X Tage zusätzlich verrechnen“ vor – die Tage wählst du im Kalender aus. Danach die Datei herunterladen.
- BUAK-Schlechtwetter-XMLDie Prüfung zeigt je Baustelle die Mitarbeiter und Stunden. Sie rundet auf halbe Stunden, markiert Tage über 10 Stunden sowie Wochenenden und warnt, wenn Adresse, AKZ oder SV-Nummer fehlen – solche Einträge kommen nicht in die Datei.
- Im eBUAK-Portal hochladenDie heruntergeladene Datei im Direktdatenaustausch des eBUAK-Portals hochladen und die Rückmeldung prüfen.
Die BUAK-Funktionen erscheinen nur, wenn BUAK in den Einstellungen aktiviert ist. Die monatliche Zuschlagsmeldung übernimmt weiterhin dein Lohnbüro bzw. dein Lohnprogramm – Buildingbuddy macht keine Lohnverrechnung. Buildingbuddy gibt es ab 99 € pro Monat.
Funktion: Zeiterfassung für den Bau Ratgeber: Zeiterfassung am Bau in Österreich
Häufige Fragen
Was brauche ich für den BUAK-Direktdatenaustausch?
Einen eBUAK-Zugang und ein Programm, das XML-Dateien im Format des BUAK-Direktdatenaustauschs erzeugt. Die Datei lädst du im eBUAK-Portal hoch und bekommst eine Rückmeldedatei zum Download.
Kann ich Urlaub ohne Treuhandkonto per XML einreichen?
Laut BUAK gibt es den Direktdatenaustausch für Urlaubsentgelt-Einreichungen nur mit Auszahlung auf das Treuhandkonto. Ohne Treuhandkonto reichst du im eBUAK-Portal ein, und die BUAK zahlt das Netto-Urlaubsentgelt direkt an den Arbeitnehmer aus.
Wann darf ich Urlaubsentgelt bei der BUAK einreichen?
Frühestens einen Monat vor dem vereinbarten Urlaubsantritt und so rechtzeitig, dass du das Urlaubsentgelt spätestens mit dem Lohn für den Zeitraum auszahlen kannst, in den der Urlaub fällt (§ 8 Abs. 2 und 5 BUAG).
Bis wann muss Schlechtwetter bei der BUAK eingereicht werden?
Innerhalb von drei Monaten nach Ende des Abrechnungsmonats (§ 10 Abs. 1 BSchEG). Für jede Baustelle stellst du einen eigenen Antrag.
Was sind AKZ und BKZ?
Das AKZ (Arbeitnehmer:innenkennzeichen) vergibt die BUAK nach der Anmeldung eines Arbeitnehmers; es hat 10 Ziffern und enthält das Geburtsdatum. Das BKZ (Betriebskennzeichen) ist das zehnstellige Kennzeichen, das die BUAK dem Betrieb zuweist.
Warum zählt die BUAK nur halbe Stunden Schlechtwetter?
Angefangene Ausfallstunden werden laut § 4 Abs. 2 BSchEG auf volle halbe Stunden angegeben. Im Antrag sind deshalb nur Werte wie 1, 1,5 oder 4,5 Stunden möglich, und die Tage müssen zusammen die Gesamtstunden ergeben.
Meldet Buildingbuddy direkt an die BUAK?
Nein. Buildingbuddy erzeugt die Urlaubs- und die Schlechtwetter-XML und prüft sie vor dem Download. Hochladen musst du die Datei selbst im eBUAK-Portal. Die monatliche Zuschlagsmeldung macht dein Lohnprogramm.
Quellen
- BUAK – eBUAK-Portal und BUAK-DirektdatenaustauschAlle Meldungen über eBUAK, Zugang, USP-Anmeldung, Direktdatenaustausch per XML-Upload mit Rückmeldedatei, Einsatzbereiche und Voraussetzungen
- BUAK – Meldungen für Arbeitgeber:innenMeldungen über das eBUAK-Portal zwischen dem 1. und 15. des Folgemonats, Austritt, Teilzeit
- BUAK – Urlaub (Arbeitgeber:innen)Anwartschaftswoche, Einreichung über eBUAK frühestens einen Monat vor Urlaubsantritt, Treuhandkonto oder Direktauszahlung
- BUAK – Arbeitnehmer:innen (Arbeitnehmer:innenkennzeichen)AKZ wird nach der Anmeldung vergeben, 10 Ziffern, enthält das Geburtsdatum
- BUAK – Schlechtwetter (Arbeitgeber:innen)Wetterkriterien (GeoSphere Austria, je Postleitzahl und Stunde), 320-Stunden-Kontingent ab 1.11.2026, Einreichung über eBUAK oder XML-Direktdatenaustausch, Frist drei Monate
- BUAK – Anleitung zur Antragserfassung Schlechtwetter (Stand 20.10.2026, PDF)Ein Antrag je Baustelle, Angaben zu Baustelle und Arbeitnehmer:innen, nur ganze oder halbe Stunden, Tage über 10 Stunden und Wochenenden markieren, Hitze-Prognosemodell
- BUAG, § 8 – UrlaubsentgeltEinreichung des Urlaubsentgelts durch den Arbeitgeber, frühestens einen Monat vor Urlaubsantritt, Urlaubszeitraum, besonderes Konto, Auszahlung mit dem Lohn
- BUAG, § 22 – Meldepflichten des ArbeitgebersAnmeldung binnen zwei Wochen, Meldung je Zuschlagszeitraum (Kalendermonat) vom 1. bis 15. des Folgemonats, Teilzeit, Austritt, elektronische Meldung
- Bauarbeiter-Schlechtwetterentschädigungsgesetz 1957 (BSchEG), geltende FassungSchlechtwetter-Begriff (§ 3), Entscheidung des Arbeitgebers, Ersatzarbeit, höchstens drei Stunden Anwesenheit, keine SWE an Feiertagen (§ 5), 60 % und getrennter Ausweis in den Lohnunterlagen (§ 6), Rückerstattung plus 30 % Pauschale (§ 8)
- BSchEG, § 4 – Anspruch auf Schlechtwetterentschädigung (Fassung ab 1.11.2026, BGBl. I Nr. 66/2026)Ausfallstunden nach der betrieblichen Arbeitszeit, Angabe auf halbe Stunden, höchstens 320 Stunden vom 1. November bis 31. Oktober (bis 31.10.2026: 200 Stunden Winter, 120 Stunden Sommer)
- BSchEG, § 10 – Antrag auf RückerstattungAntrag binnen drei Monaten nach dem Abrechnungszeitraum, elektronisch über die Webanwendungen der BUAK, Einsicht in Lohnaufzeichnungen
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026. Gesetze und Kollektivverträge ändern sich – maßgeblich sind die verlinkten Originaltexte.